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Q:如何選任適合的管理維護公司?
當社區經過評估而決定委託管理維護公司來執行各項管理工作時,如何找到一家「物美價廉」又「認真負責」的業者也是傷腦筋的問題,在此我們提供幾個在選任管理維護公司的注意事項供大家參考:
  • 以永續合作長久發展為目標
就跟所有的消費原理一樣,如果社區想要擁有高品質的管理服務,相對也需要付出較高額的費用,否則有可能發生業者在簽約前承諾所有要求,簽約後又擅自調整的情形。不夠合理的價格不僅讓有服務品質的業者不容易進入社區服務,也有可能讓社區總是因為服務品質不佳而經常更換業者,無法穩定經營的社區的長久發展。
  • 找有執照的專業公司
依據《公寓大廈管理條例》第四十一條規定,公寓大廈管理維護公司應經中央主管機關許可及辦理公司登記,並向中央主管機關身領登記證後,始得執業,因此社區在選任管理維護公司時,確認是否為登記合法的業者是最基本的第一步。找尋的管道則可透過『全國建築管理資訊系統入口網-建管資訊』http://cpabm.cpami.gov.tw/SearchListPage.jsp#c來查詢,或是透過其他社區的使用推薦也是不錯的方式。
  • 先釐清社區需求
在找管理維護公司前,管理委員會需先掌握住社區的需求,比如:是否將保全或清潔工作也統包給業者、巡防崗哨及人數的需求數量、管理服務人員的素質要求等,都是要先前考慮清楚的。另外,根據社區的財務狀況來規劃理想的管理服務費支出比例,然後依據社區需求及可支付的費用預算來尋找適合的業者。

(財團法人崔媽媽基金會)
Q:自聘總幹事好?還是委託管理維護公司好?
「總幹事」是社區管理工作中一個相當重要的職務,不僅是管理委員會理念的執行者,對於社區的熟悉度也是最高,更是管理委員會與住戶間重要的窗口,因此在選任總幹事時務必要格外慎重。
有些社區會以「自聘」的方式由管理委員會聘請管理服務人員(即總幹事或稱社區主任)來擔任,另外有些社區則是將管理事務委託給管理維護公司(即樓管公司),由管理維護公司負責人員的派任與調度,試將兩者間的差異作下列比較,提供給各社區依據各自的特性與需求來做選擇。

 
比較項目 自聘管理服務人 委託管理維護公司
專業度 依據《公寓大廈管理條例》第四十二條規定,管理委員會得僱傭領有中央主管機關核發之認可證之管理服務人員執行管理維護事務。 依據《公寓大廈管理條例》第四十二條規定,管理委員會得委任領有中央主管機關核發之登記證之公寓大廈管理維護公司執行管理維護事務。
另外,由管理維護公司派任的管理服務人也一樣需具有中央主管機關核發之認可證。
行政支援 由總幹事或管理委員會依據社區特性建立行政制度,各類設備亦需由管理委員會添購 由管理維護公司提供制度化的管理流程及業務執行所需配備(如:制服、手機)。
費用給付 由管理委員會訂定給付標準及給薪,另需負擔勞健保費用及提撥退休準備金。 管理委員會固定繳交管理服務費給管理維護公司,由管理維護公司負責給薪、負擔勞健保、退休金等費用。
教育訓練 需自行注意各類進修課程,主動報名參加中央主管機關舉辦或委託辦理之訓練。 服務前管理維護公司會安排專業訓練課程,服務時也會安排或提醒參加訓練課程,維持服務品質。
保障度 需對總幹事個人品行與行蹤有充分掌握,較缺乏連帶責任的保障。 有管理維護公司作為連帶責任的保障單位,利於損害發生時求償。
服務穩定度 視服務人員的特質而定,若能與社區維護良好互動,則長期在社區服務的機會高。 管理維護公司保有人事調度權。
對社區的向心力 直接由管理委員會管理,彼此互動聯繫度較強。 除管理委員會之外,還需對管理服務公司負責,部分重大事件將是由管理維護公司出面協調。
考核與續任 由管理委員會負責。 管理委員會可向管理維護公司反應服務品質,或於管理維護合約屆滿時將考核成果納為是否續約的重點考量項目。

​(財團法人崔媽媽基金會)
 
Q:如何訂定管理費的收取標準?
管理費的收取標準是許多社區爭執的根源,其實只要落實使用者付費的公平原則,溝通清楚收取的標準並取得多數居民的認同,應該就能降低糾紛發生的機會。
另外,管理費的收取主要是用作支付社區例行經營維護所產生的費用,因此我們簡擬計算公式如下:

每單位平均分攤數=每月需支付總費用(=管理服務費+公共水電費月平均數額+保養維護費+行政庶務費)÷共同分攤總數
每月應分攤管理費=每單位平均分攤數×所擁有單位總數


其中,共同分攤總數與所擁有單位總數的認定需一致。一般來說,社區常見的認定方式有下列幾種:
(1) 按各戶所有權坪數計算,先計算出每坪數應負擔金額,再乘以各戶權狀所登記的持有坪數;
(2) 按社區總戶數計算,每戶繳交相同的金額。

從實務經驗中發現,有些社區會視各戶的居住與公設使用情形,再細分出:
(1) 空戶免費;
(2) 空戶打折;
(3) 依樓層高度訂不同計價標準(如一樓住戶因不使用電梯,故得以減免)。
上述各種方式皆有其優劣點,只要經過仔細的計算,並且通過區分所有權人的決議,就是適合社區所需的方式。


​(財團法人崔媽媽基金會)
Q:非區分所有權人是否可擔任委員呢?
這主要依社區規約的約定為準,規約中通常會針對委員的選任資格有所限制。
有些社區會嚴格限定委員選任人選必須是實際居住於社區的區分所有權人或其配偶或直系血親,因為有居住在社區的事實,才能掌握社區動態,善盡管理之責,承租戶亦可要求區分所有權人授權擔任委員,因此我們建議可針對重要職務的委員(如主任委員、副主任委員、財務委員、監察委員)制訂嚴格的選任條件,而其他職務委員則可相對放鬆。另外,如果欲開放非區分所有權的承租戶出任管理委員,則也可以提供該區所有權人書面同意書的方式,來增加保障。


(財團法人崔媽媽基金會)